المهام:
- تنظيم وتنسيق الجدول اليومي للإدارة، بما في ذلك ترتيب المواعيد وتنسيق الاجتماعات لضمان انسيابية العمليات.
- إدارة الاتصالات الداخليّة والخارجيّة، بما يشمل الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافيّ وفعّال.
- إعداد وتنسيق الوثائق والمراسلات الرسميّة، وضمان حفظ الوثائق وتنظيمها بشكل يسهل الوصول إليها.
- متابعة الشؤون اللوجستيّة للمكتب، والتأكد من توفر المستلزمات المكتبيّة بانتظام.
- تقديم الدعم الإداريّ للفرق المختلفة حسب الحاجة، والمساعدة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الخاصّة.
المتطلبات:
- شهادة في الإدارة، السكرتارية، أو مجال مشابه.
- خبرة سابقة في وظائف السكرتارية أو الدعم الإداريّ.
- مهارات تنظيمية قوية، واهتمام بالتفاصيل، وقدرة على تعدد المهام بفعالية.
- مهارات تواصل ممتازة، للتعامل بلباقة واحترافية مع العملاء والزملاء.
- خبرة ممتازة في استخدام برامج الحاسب، خاصة Microsoft Office، بما يشمل:
-
- Word: لتحرير وإعداد المستندات والمراسلات الرسمية.
- Excel : لإعداد الجداول، إدخال البيانات، وإجراء التحليلات الأساسية.
- PowerPoint : لإنشاء العروض التقديمية بطرق احترافية.
المهارات الرقميّة المطلوبة:
- إتقان استخدام أدوات البريد الإلكتروني، نحو: (Outlook وGmail )؛ لتنظيم المراسلات وإدارة جهات الاتصال بكفاءة.
- مهارات في استخدام أنظمة إدارة المستندات الرقميّة، نحو: Google Drive أو SharePoint؛ لحفظ وتنظيم الوثائق بطرق مرنة وآمنة.
- التعامل مع أدوات الجدولة، نحو:Google Calendar أو Outlook Calendar؛ لتنظيم المواعيد وتذكير المديرين بالمهام والاجتماعات المهمة.
- القدرة على استخدام برامج إدارة المهام، نحو: Trello أو Asana، لتنظيم وتنسيق المهام بين الفرق المختلفة.
- مهارات في إعداد الاستبيانات الرقميّة عبر أدوات نحو: Google Forms أو Microsoft Forms ؛ لجمع البيانات أو متابعة التغذية الراجعة عند الحاجة.