مساعد إداري/سكرتير

دوام كامل
دمشق، سوريا
Posted 1 month ago

المهام:

  • تنظيم وتنسيق الجدول اليومي للإدارة، بما في ذلك ترتيب المواعيد وتنسيق الاجتماعات لضمان انسيابية العمليات.
  • إدارة الاتصالات الداخليّة والخارجيّة، بما يشمل الرد على المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافيّ وفعّال.
  • إعداد وتنسيق الوثائق والمراسلات الرسميّة، وضمان حفظ الوثائق وتنظيمها بشكل يسهل الوصول إليها.
  • متابعة الشؤون اللوجستيّة للمكتب، والتأكد من توفر المستلزمات المكتبيّة بانتظام.
  • تقديم الدعم الإداريّ للفرق المختلفة حسب الحاجة، والمساعدة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الخاصّة.

المتطلبات:

  • شهادة في الإدارة، السكرتارية، أو مجال مشابه.
  • خبرة سابقة في وظائف السكرتارية أو الدعم الإداريّ.
  • مهارات تنظيمية قوية، واهتمام بالتفاصيل، وقدرة على تعدد المهام بفعالية.
  • مهارات تواصل ممتازة، للتعامل بلباقة واحترافية مع العملاء والزملاء.
  • خبرة ممتازة في استخدام برامج الحاسب، خاصة Microsoft Office، بما يشمل:
    • Word: لتحرير وإعداد المستندات والمراسلات الرسمية.
    • Excel : لإعداد الجداول، إدخال البيانات، وإجراء التحليلات الأساسية.
    • PowerPoint : لإنشاء العروض التقديمية بطرق احترافية.

المهارات الرقميّة المطلوبة:

  • إتقان استخدام أدوات البريد الإلكتروني، نحو:  (Outlook وGmail )؛ لتنظيم المراسلات وإدارة جهات الاتصال بكفاءة.
  • مهارات في استخدام أنظمة إدارة المستندات الرقميّة، نحو: Google Drive أو SharePoint؛ لحفظ وتنظيم الوثائق بطرق مرنة وآمنة.
  • التعامل مع أدوات الجدولة، نحو:Google Calendar أو Outlook Calendar؛ لتنظيم المواعيد وتذكير المديرين بالمهام والاجتماعات المهمة.
  • القدرة على استخدام برامج إدارة المهام، نحو: Trello أو Asana، لتنظيم وتنسيق المهام بين الفرق المختلفة.
  • مهارات في إعداد الاستبيانات الرقميّة عبر أدوات نحو: Google Forms أو Microsoft Forms ؛ لجمع البيانات أو متابعة التغذية الراجعة عند الحاجة.

Job Features

Job Categoryالإدارة العامة

Apply For This Job