المهام:
- تنظيم الأنشطة والفعاليات الداخليّة والخارجيّة للأكاديمية، بما يشمل إعداد الجداول الزمنيّة، واختيار المواقع، وتنسيق جميع التفاصيل اللوجستيّة؛ لضمان نجاح الفعاليات.
- التنسيق مع الجهات المعنية، نحو: الموردين، والفرق الداخلية، والشركاء الخارجيين، لضمان توفير جميع المستلزمات والتجهيزات المطلوبة للفعاليات.
- إدارة عملية الدعوات والتسجيل للمشاركين في الفعاليات، وضمان تواصل مستمر مع الحضور لتقديم تجربة مميزة.
- إعداد تقارير ما بعد الفعالية التي تتضمن التقييمات والملاحظات حول أداء الفعالية، وتقديم توصيات لتحسين الفعاليات المستقبلية.
- الإشراف على إعداد وتجهيز المواد الدعائيّة والترويجيّة للفعاليات، بما يسهم في تعزيز الصورة العامة للأكاديمية.
المتطلبات:
- الخبرة: خبرة سابقة في تنظيم الفعاليات وإدارتها، ويفضل أن تكون في بيئة تعليميّة أو تدريبيّة.
- المهارات الأساسية:
-
- مهارات تنظيم وتنسيق جيدة؛ لإدارة التفاصيل المختلفة للفعاليات وضمان سيرها بسلاسة.
- قدرة على إدارة الوقت بفعالية والتعامل مع أوقات الضغط والمواعيد النهائيّة.
- مهارات تواصل قوية للتفاعل مع الشركاء، والفرق الداخليّة، والحضور لضمان تجربة سلسة وناجحة.
- إتقان استخدام أدوات تنظيم الفعاليات وإدارة المشاريع، مثل:
-
- Microsoft Office، خاصةً:
-
-
- Excel لإعداد جداول الفعاليات، تتبع التكاليف، وتنظيم بيانات المشاركين.
- Word لإعداد المستندات والمواد الخاصّة بالفعاليات.
- PowerPoint لإنشاء عروض تقديميّة توضح تفاصيل الفعالية وتقديم الخطط للإدارة.
-
-
- برامج إدارة المشاريع، نحو: Asana أو Trello لتنظيم المهام وتنسيق الفرق، وضمان تواصل مستمر بين الأطراف المعنية.
- خبرة في استخدام أدوات التسويق الرقمي ووسائل التواصل الاجتماعي للترويج للفعاليات، نحو: Facebook Events وInstagram للتواصل مع الجمهور، وزيادة الوعي بالفعاليات.
- مهارة في التعامل مع مزودي الخدمات وتنسيق المتطلبات اللوجستيّة؛ لضمان التوافق مع المعايير المحددة للفعالية.