المهام:
- تقديم الدعم المباشر للإدارة العليا، بما في ذلك تنظيم الجداول الزمنيّة، وتنسيق الاجتماعات؛ لضمان سير الأعمال بسلاسة.
- تحضير مواد الاجتماعات، بما في ذلك إعداد العروض التقديميّة، وكتابة التقارير، وتوثيق محاضر الاجتماعات بدقة.
- متابعة تنفيذ قرارات الإدارة العليا، وتنسيق التواصل بين الأقسام المختلفة؛ لضمان تنفيذ المهام وفق الأهداف المحددة.
- إدارة المعلومات الحساسة والوثائق السرية مع ضمان حفظها بسرية تامة وتقديمها عند الحاجة بطرق آمنة.
- التنسيق مع الأطراف الخارجية، نحو: العملاء أو الشركاء، وتنظيم الاجتماعات الرسميّة؛ واستقبال الزوّار والتعامل معهم باحترافيّة.
المتطلبات:
- المؤهلات: شهادة في الإدارة أو مجال مشابه، مع خبرة سابقة في السكرتارية التنفيذيّة أو دعم إداريّ للإدارة العليا.
- الخبرة: لا تقل عن 3 سنوات في دور سكرتارية تنفيذيّة أو دور مشابه في تقديم الدعم الإداريّ للإدارة العليا.
- المهارات الأساسية:
-
- مهارات تنظيميّة وتخطيطيّة ممتازة، مع القدرة على العمل تحت الضغط وتعدد المهام.
- مهارات تواصل متقدمة، وقدرة على التعامل بلباقة واحترافيّة، وحلّ المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة.
- مهارات الحاسب وبرامج الإنتاجيّة:
-
- خبرة ممتازة في Microsoft Office، خاصة:
-
-
- Word لتحرير وإعداد التقارير والوثائق الرسميّة.
- Excel لتحليل البيانات وإعداد الجداول وتقديم تقارير مبسطة.
- PowerPoint لإنشاء العروض التقديميّة الجذّابة والاحترافيّة.
-
المهارات الرقميّة المطلوبة:
- إتقان أدوات البريد الإلكتروني ، نحو: مثل Outlook لإدارة البريد الوارد بفعالية، والتواصل مع الفرق والأطراف الخارجية بكفاءة.
- مهارات في استخدام برامج الجدولة والتنسيق، نحو:Outlook Calendar أو Google Calendar لتنظيم المواعيد والاجتماعات، وتذكير الإدارة العليا بالمهام الرئيسة.
- خبرة في أنظمة إدارة المستندات الرقميّة ، نحو:SharePoint أو Google Drive، لحفظ الوثائق وتنظيمها ومشاركتها بطرق آمنة ومرنة.
- التعامل مع برامج إدارة المشاريع والمهام، نحو: Asana أو Trello، لتنسيق الأعمال ومتابعة التقدم في المهام المتعددة.
- القدرة على إعداد تقارير وتحليل بيانات بسيطة باستخدام برامج مثل Microsoft Power BI أو أدوات التحليل في Excel، لتقديم تقارير أداء للإدارة العليا.
- إعداد الاستبيانات واستطلاعات الرأي باستخدام Microsoft Forms أوGoogle Forms لجمع البيانات، وتقييم الأداء الداخلي.